小区信报收发作业指导书提要:信报投放后,在《报刊、杂志发放登记表》中注明投诉时间、地点,直接交到业主手中的信报要求业主签收
文章 来 自地产(www.dichanshequ.com)小区信报收发作业指导书
1.0目的
规范小区信报收发程序,确保及时、准确地将信报发放至小区业主手中。
2.0 范围
适用于XX居小区信报收发。
3.0 职责
3.1管理处主任助理负责对信报收发的监督、管理;
3.2门岗队员负责小区信报的接收、登记;
3.3巡逻队员负责小区信报的核对、分发;
4.0内容
4.1报刊、杂志的收发。
4.1.1门岗队员收到邮递员送来的信报后,对信报清点数量,逐一登记。
4.1.2确认信报种类、数量登记无误后,通知巡逻队员到门岗领取。
4.1.3巡逻队员参照《报刊、杂志发放登记表》的内容将信报分单元放置,确认数量、种类无误。
4.1.4将各单元的信报投放到业主信报箱,对有特殊要求的业主,按其具体要求投放。
4.1.5信报投放后,在《报刊、杂志发放登记表》中注明投诉时间、地点,直接交到业主手中的信报要求业主签收。
4.2特种信函的收发。
4.2.1如有邮递员送来业主的特急信件,门岗队员予以签收、登记,并通知护管班长,由护管班长指派专人立即送交业主,由业主签收。
4.2.2如接收到挂号信函,由门岗队员通知巡逻人员,将邮递员带到收信业主单元,由收信人签收。
4.3信报遗失处理。
4.3.1如发现信报遗失应由领班查明原因,对相关人员进行教育、处罚,并做好值班记录。
4.3.2将情况向主任反映,并向业主做好解释工作。
4.4无人接收或错投错递的处理措施:
4.4.1了解信报无人接收的原因,如属业主外出长期未归,应在征得业主同意后由管理处妥善为其保管,并在业主回到小区时全部送回业主家中。
4.4.2为业主发放信件出现错投错递情况时,应及时向当值领班汇报,并由管理处致电给错投的业主,解释清楚后将信件取回,重新投递。
4.4.3如投递员错将其他地址的信件送至小区,应在发现后将信件退回投递员。
5.0记录表格
5.1《报刊登记表》
5.2《业户信报发放登记表》
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