业主委员会委员资格终止的，应当在终止之日起三日内将其保管的档案资料、印章及其他属于业主大会所有的财物移交给业主委员会。
九、业主委员会会议
业主委员会应当按照业主大会议事规则的约定召开业主委员会会议。经三分之一以上业主委员会委员提议或者业主委员会主任认为有必要的，应当及时召开业主委员会会议。
业主委员会会议应当作书面记录，由出席会议的委员签字后存档。
业主委员会会议应当有过半数委员出席，作出决定必须经全体委员人数半数以上同意。业主委员会的决
定应当以书面形式在物业管理区域内及时公告。
十、业主委员会换届改选
业主委员会应在其任期届满的两个月前，书面报告区（县）房地产管理部门。区（县）房地产管理部门和街道办事处（乡镇人民政府）应当参照业主大会筹备组产生方法组织业主推荐产生换届改选小组，其成员名单应当自成立之日起七日内在物业管理区域内书面公告。
换届改选小组，应当在房地产管理部门和街道办事处（乡镇人民政府）指导下召开业主大会会议，选举产生新一届业主委员会，并按规定办理备案手续。
十一、召开业主大会会议的程序
业主大会会议按下列程序召开：
（一）会议筹备工作
业主委员会（换届改选小组）做好开会前的准备工作。根据业主的提议，草拟议案、制定征询意见表或
表决票（选票）、核实业主情况。
（二）发布公告
业主大会召开会议前15日，由业主委员会（换届改选小组）将会议的时间、地点、内容以书面形式向物
业管理区域内全体业主公告。
（三）征询意见或投票表决
采用书面征求意见形式的,业主委员会（换届改选小组）应发放征询意见表或表决票（选票），将业主
大会议事内容书面征询物业管理区域内业主意见或由业主投票表决。
（四）回收统计意见
业主委员会（换届改选小组）根据《业主大会议事规则》的规定回收业主意见，进行意见汇总或者票数
统计。
（五）通报大会议事决定
业主委员会（换届改选小组）在公告栏通报征询意见或投票统计结果，接受业主的查询和监督。
业主
在物业管理区域内公告。
业主委员会（换届改选小组）应当做好业主大会会议书面记录并存档。
十二、业主委员会的自身建设
业主委员会应当自觉接受街道办事处（乡镇人民政府）、房地产管理部门和居（村）民委员会的指导和
监督，加强对物业管理政策法规的学习和宣传，不断提高业主自主管理的意识和能力。要切实履行业主
委员会的职责，建立业主委员会接待制度，接受业主的咨询、投诉和监督，协调业主之间及业主与物业
管理企业之间的关系，共同搞好住宅物业管理。
十三、档案管理
业主委员会应当建立档案管理制度，下列档案资料应当编号造册，并指定专人管理：
1、各类会议记录、纪要；
2、业主委员会、业主大会作出的决议、决定等书面材料；
3、各届业主委员会产生、备案的材料；
4、业主清册及联系方式；
5、订立的物业管理服务合同；
6、有关法律、法规和业务往来文件；
7、业主和使用人的书面意见、建议书；
8、维修资金收支情况清册；
9、其他有关材料。
十四、业主小组
业主小组召集人，一般由该小组业主推选的业主代表担任。
业主小组按照《上海市住宅物业管理规定》第三十五条作出的决定，应当及时告知业主委员会。
业主委员会认为业主小组决定的事项，与业主大会作出的决定有抵触的，应就此及时召开业主大会临时
会议予以讨论，并作出决定。
十五、印章使用管理
业主大会、业主委员会应当建立健全印章管理制度，业主大会印章、业主大会财务专用章和业主委员会
印章应由业主委员会确定的专人保管，并按印章管理制度使用。
业主大会对外行使权利使用业主大会印章的，应当由业主大会作出决定；处理业主大会内部公共事务需
使用业主委员会印章的，由业主委员会决定。
违反印章使用规定，造成经济损失或者不良影响的，由责任人承担相应的责任。
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