物管内部质量审核控制程序

    1.0  目的

    1.1  本程序检查、评价质量体系的有效性,保证质量体系的完善和改进。

    2.0  适用范围

    2.1  本程序适用于对内部质量审核的组织和实施的控制。

    3.0  职责

    3.1  管理者代表负责审批有关内部质量审核的计划、报告等文件,并组织进行内部质量审核活动。
    3.2  行政人事部在管理者代表领导下,具体组织开展内部质量审核活动,并对不合格采取的纠正措施的实施和效果进行跟踪检查及验证。
    3.3  审核组负责编制有关文件并进行现场审核。

    4.0  程序要点和实施

    4.1  总则
    内部质量审核应按计划、有组织、按程序并具备资格的内部质量审核员(以下简称内审员)进行。

    4.2  内部质量审核(以下简称内审)的时机。
    4.2.1内审按计划进行时,一年的间隔内,至少进行两次例行内审。
    4.2.2 追加内审
    a)例行内审之外进行的内审,公司界定为追加内审,可预期时,追加内审应在年度审核计划中列出;
    b)下列情况之一,应进行追加内审:
    ——文件化质量体化开始实施后的适当阶段;
    ——认证机构监督审核前的适当时候;
    ——当发生服务质量不符合规定,引起业主严重投诉时;
    ——总经理认为必要时。

    4.3   内审组织工作
    4.3.1  行政人事部负责编制“年度内审计划”,经管理者代表批准后实施。实施前,行政人事部下达内审通知,内审通知应经管理者代表批准。
    4.3.2  追加内审由行政人事部下达追加内审通知。追加内审通知需经管理者代表批准后实施。
    4.3.3  内审通知应确定审核目的、审核范围、审核依据、审核日期及审核组人员的组成。

    4.4    审核组
    4.4.1  每次审核均需组成审核组,根据时间安排和审核工作量大小,在一次审核中审核组可划分为几个审核小组。
    4.4.2  审核组由具有资格的内审员组成,审核组需指定一名内审员为审核组长。
    4.4.3  内审的具体实施由审核组长负责,审核组独立完成。
    4.4.4  管理者代表应确保审核组成员与审核领域无直接责任关系。

    4.5    审核的实施
    4.5.1  内审应按规定的时间进行并完成。
    4.5.2  内审应按规定的程序进行。
    4.5.3  审核组成员应按分配的审核范围客观、公正地收集客观证据,并对检查结果和评价的准确性,可追溯性负责。
    4.5.4  审核及实施中形成的文件、记录应详实、清楚、完整、

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    4.6   公司规范内审员的资格确认,内审员必须经过培训合格。

    4.7   内审中发现不合格项的纠正措施和验证。
    4.7.1  内审中发现的不合格项是“审核报告”内容的一部分,审核组应以“不合格通知单”的书面形式送达受审核部门。
    4.7.2  受审核部门负责人应按“不合格通知单”指出的不合格事实,举一把三,从根本上制定并实施纠正措施,以减少或消除不合格的发生。
    4.7.3  纠正措施实施结束后,受审核部门负责人应将实施情况和结果填入“纠正措施”相应栏内,报公司质量控制小组,请予验证。公司质量控制小组应将验证结果报告管理者代表。
    4.7.4 “纠正措施”经验无效或效果没有达到预期目标的,管理者代表应指示行政人事部再次下达“不合格通知单”直至验证达到要求为止。

    4.8 内审全过程形成的文件和记录,由行政人事部负责收集、汇总、保存,各部门应保存除规定上报的相关文件和记录。内审文件和记录保存期三年。

    5.0  引用文件和记录表格

    5.1 《纠正和预防措施控制程序》
    5.2 《内部质量审核报告》
    5.3 《检查表》