ISO9000文件-物业管理合同的评审和签定程序

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    EJ-QP1.1  物业管理合同的评审和签定       页  码: 1/3

    1.目的: 

    在合同签订之前,对产权人(单位)或开发商(以下简称委托方)的要求及公司提供物业管理的能力进行综合评审,明确各部门在合同签订过程中的工作职责,为合同顺利执行创造良好条件。

    2.适用范围:

    适用于公司承接新物业项目管理合同的签订及原管理项目合同期满续签管理合同,包括开发公司委托管理的和物业管理委员会委托管理的物业管理合同,合同的签署必须经双方充分协商后,根据双方要求和法律规定进行。

    3.引用文件:

    3.1质量手册第4.3章
    3.2 ISO9002标准第4.3章

    4.职责:

    4.1公司副总经理负责审查合同草案,批准并与委托方签订合同。
    4.2经营管理部负责与委托方保持联系,编制合同草案。
    4.3经营管理部负责对物业基本情况、管理用房、管理目标、管理服务的审核。 
    4.4工程维修部负责对建筑本体,市政公共设施、配套服务设施的审核。
    4.5保安服务部负责对治安状况的审核。

    5.工作程序:

    a物业单项委托合同的评审与签定:

    5.1公司总经理或副总经理,接到开发商或产权单位的物业管理委托要求后,副总经理安排经营管理部根据委托方的要求和建设部物业委托管理合同范文制定《物业管理委托合同》。
    5.2保安服务部根据物业现状制定保安人员配置数、岗亭设置、车辆停放位置和警具配备,做出保安费用的开支预算。
    5.3工程维修部按国家有关标准做出对建筑本体、市政公共设施和接管后零维修服务费用的开支预算。
    5.4经营管理部依据政府有关部门制定的物业管理收费标准和各部门的开支预算,制定物业管理委托收费标准。
    5.5经营管理部依据5.4的内容和建设部物业管理委托合同范文,制定《物业管理委托合同》草案,交副总经理审核。
    5.6合同磋商:
    5.6.1合同草案经副总经理审核后,由经营管理部与委托方联系,约定时间磋商。
    5.6.2合同磋商内容、讨论情况和修改意见由经营管理部形成《物业管理委托合同磋商纪要》双方签字认可。
    5.6.3根据《物业管理委托合同磋商纪要》,副总经理组织有关部门进行讨论,决定是否继续磋商,并提出修改意见。
    5.6.4副总经理决定继续磋商后,由经营管理部联系,直至与委托方达成一致意见。经副总经理审核批准后形成合同文本。

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www.dichanshequ.com p;   5.7合同的签定:
    5.7.1审批后的合同由经营管理部联系,双方举行签署仪式,合同由副总经理与委托方签署,并加盖公章。合同的签署过程,由经营管理部形成纪要。
    5.7.2单个产权人或产权单位在办理进住手续时签定《物业管理委托合同》见《物业的入住管理》(EJ-QP3.1)。
    5.7.3合同签署后,正本由经营管理部保管,副本交财务部、综合办公室保管。

    b与物业管理委员会签署物业管理委托合同:

    5.8物业管理委托方为分散单个产权人或产权单位,在办理入住手续后,当入住面积超过70%时,小区应按政府有关规定成立物业管理委员会。公司根据接管以来运作的实际情况,准备与物业管理委员会签定新的物业委托合同。
    5.8.1经营管理部根据物业管理委员会提出的新要求进行评审,对原合同进行修改,并形成草案报副总经理审核。
    5.9执行5.6合同磋商程序和5.7.1合同签定程序。
    5.10合同修改:
    5.10.1当公司与物业管理委员会签定的《物业管理委托合同》中的内容同公司与分散单个产权人或单位在进住时签定的合同内容相抵触时,执行与物业管理委员会签定的合同。原合同中不抵触部分继续执行,合同不予修改。
    5.10.2当公司与物业管理委员会签定的《物业管理委托合同》中的内容同公司与开发商签定的合同内容相抵触时,执行与物业管理委员会签定的合同。原合同中不抵触部分继续执行,合同不予修改。
    5.10.3合同执行过程中,如委托方提出修改合同,副总经理组织有关部门对新的要求重新评审。
    5.10.4如公司需修改合同,须取得委托方认可后方能修改。

    6.支持性文件与有关记录:

    6.1《物业管理委托合同磋商纪要》无固定格式
    6.2《物业管理委托合同签署纪要》无固定格式
    6.3《物业管理委托合同》        无固定格式
    6.4《物业管理委托合同示范文本》建房[1997]263号