物业公司办公设备及环境管理程序

物业公司办公设备及环境管理程序提要：离开办公区域或外出办事应随时整理好自己的桌面，离开座位后要将办公椅移至办公桌下；非办公时间

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　　物业公司办公设备及环境管理程序

　　1、目的

　　为营造舒适的办公环境、 更好的利用公司资源，提高工作效率，特制定以下规定。

　　2、范围

　　适用于物业公司各部门、各管理处办公环境管理。

　　3、定义：

　　无

　　4、职责

　　4.1 办公室负责对公司各部门、各管理处的办公环境管理和办公设施管理进行监督。

　　4.2 各部门、各管理处负责各自办公环境和办公设施日常的管理和维护。

　　5、方法及过程控制

　　5.1 办公环境管理

　　5.1.1  办公环境应保持整洁，办公用品应摆放整齐、有序；垃圾、废纸应放入废纸篓内，不得随意抛弃；不得在个人工作区域内摆放与办公环境不符的私人装饰品。

　　5.1.2  离开办公区域或外出办事应随时整理好自己的桌面，离开座位后要将办公椅移至办公桌下；非办公时间，应将文件资料全部收入抽屉或文件柜内，桌面上只允许摆放办公设备及办公文具。

　　5.1.3  办公区域内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指定区域；严禁职员以吸烟名义长时间离开办公位，聚众聊天，对违章者每次扣罚薪金50元。

　　5.1.4  办公区域内交谈须轻声细语，不准大声喧哗、聊天；办公时间不允许做与工作无关的事情；业余时间不要在办公区域内进行娱乐性活动（公司组织的除外）或接待外来访客。

　　5.1.5  办公区域内禁止存放易燃、易爆、有毒等危险物品。

　　5.1.6  办公区域内严禁各类推销员、衣冠不整者及外来摆放人员随意进入，对来访人员，应由前台接待员进行询问和引导。

　　5.1.7  爱护办公设备，出入公司电子门时，应轻拉轻放；下班前关闭电脑设备、切断电源，摆正座椅；晚间最后离开办公室的人员应注意关闭办公区域照明设备、办公设备及电器设备。

　　5.1.8  办公桌内不要存放大量的现金及贵重物品，以免造成丢失，造成不必要的损失。

　　5.1.9 当室外温度大于（等于）27oC时，公司将视情况开启空调系统，调节室温，当室外温度小于（等于）26oC，空调系统将设置在通风状态。

　　5.1.10 办公室将安排专门人员检查职员办公环境，对未按本规定要求执行的将对其及其部门经理进行通报批评。

　　5.2  办公设施、设备管理

　　5.2.1 办公设备的管理

　　5.2.2.1 办公设备为公司财产，任何人不得故意损坏及因私使用。

　　5.2.2.2 所有办公设备应由资产管理员根据价格进行分类资产登记，确定存放位置；任何人不得随意改变办公设备的存放位置。

　　5.2.2.3各使用部门应明确设备的使用或保管人，负责设备的日常管理；各部门应定时对所有使用中的办公设备进行清洁、检查和保养；当设备发生故障时，应及时通知办公室系统组进行维修处理，不得擅自拆装。

　　5.2.2.4 电脑类设备的管理

　　5.2.2.4.1 电脑类设备由办公室系统组统一管理，其安装、调试、系统配置等工作由办公室系统组负责。

　　5.2.2.4.2使用人应严格遵守办公室系统组的有关规定，正确使用电脑。

　　5.2.2.4.3使用人负责所用电脑及外设的日常保管、维护、清洁。

　　5.2.2.4.4电脑发生故障应及时通知公室系统组进行处理维修，严禁自行拆装或改变电脑程序。

　　5.2.2.4.5公司配置的计算机设备禁止安装游戏软件，需要用外来软盘及下载程序的部门或个人，以通报形式提交办公室系统组，统一由系统管理员确定可行性、安装并操作。

　　5.2.2.4.6未经允许，不得随意翻阅他人资料，查阅他人电脑。

　　5.2.2.5 传真机的管理

　　5.2.2.5.1各管理处及物业本部须指定专人负责传真机的日常使用和管理；前台接待员负责对收到的传真件进行分发，他人如因工需向外发送传真，应标明欲传送地点及传真号码，由前台接待员负责发送；对收、发传真件应做好登记，并注意对内容的保密。

　　5.2.2.5.2前台接待员负责传真纸张的及时更换及传真机的日常清洁和保养，发生故障时及时通知办公室系统组，由专人维修处理，保证传真机正常工作。

　　5.2.2.5.3禁止传送与工作、业务无关的私人材料。

　　5.2.2.6复印机的管理

　　5.2.2.6.1各管理处及物业本部应指定专人负责复印机的日常使用和管理。

　　5.2.2.6.2正常情况下，复印机按照部门配备密码，相应秘密对应限制复印张数，部门之间密码不得混用，并将复印材料、废纸等随身带走。

　　5.2.2.6.3办公复印时，要正确使用复印机，节约复印纸，复印的材料可双面复印的尽量避免单面复印；使用后将复印机调整到节能状态。

　　5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的资料或需要保密的资料不得使用复印机复印。

　　复印机使用人员，特别时复印机管理人员负责复印机的日常清洁和保养，及时补充纸张和碳粉，使用故障时及时通知办公室系统组，通知专人进行维修处理，保证复印机的正常高效使用。

　　5.2.2.7 电话的管理

　　5.2.2.7.1办公电话应摆放在办公桌的固定位置（部门统一位置），话筒与话机的连接不得打结，拨打电话时声音不要过大，以免影响其他同事工作；接听外来电话注意BI规范；若来电话时同事不在办公位，同室其他人员应代为接听。

　　5.2.2.7.2办公人员应保管好办公桌上的电话，并定时做好清洁工作。

　　5.2.2.7.3因工作需要拨打长途时，应通知前台总机进行转接并统一登记《长途

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