物业公司档案管理标准作业规程（五）

物业公司档案管理标准作业规程（五）提要：权限外的机密（含）级以上档案，由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案

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　　物业公司档案管理标准作业规程（五）

　　1.0目的

　　规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　2.0适用范围

　　适用于物业管理公司各类档案的管理。

　　3.0职责

　　3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

　　3.2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。

　　3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

　　4.0程序要点

　　4.1档案的编码。

　　4.1.1公司、人事行政部编码：

　　（1）物业管理有限公司编码为：CD（公司名称拼音缩写）；

　　（2）人事行政部编码为：RZ（人事行政部名称拼音缩写）。

　　4.1.2部门编码：

　　（1）人事行政部名称编码为：R·Z

　　（2）财务部编码为：C·W；

　　（3）客户服务中心编码为：K·H；

　　（4）环境景观部编码为：J·J；

　　（5）工程部编码为：G·C；

　　（6）秩序维护部编码为:Z·H；

　　（7）品质拓展部编码为:P·Z；

　　（8）经营部编码为:J·Y；

　　4.2档案的分类

　　4.2.1档案的分类，按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类：

　　（1）业主档案，包括：

　　a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》；

　　b、经业主签署后的《消防安全责任书》；

　　c、《业主家庭情况登记表》；

　　d、《业主物品领用登记表》；

　　e、《业主入住验房表》；

　　f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料；

　　g、《违章处理通知单》及处理结果资料；

　　h、业主的有关证件复印件；

　　i、业主产权确认登记（产权证书）；

　　j、其他应保存的业主资料。

　　（2）工程技术档案，包括：

　　a、物业产权资料（项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等）；

　　b、综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格证书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；

　　c、施工设计资料（地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等）。

　　d、设备出厂合格证；

　　e、设备使用说明书（要求中文）；

　　f、设备安装、调试报告；

　　g、保修卡、保修协议；

　　h、物业接管记录。

　　i、其他应保存的工程资料。

　　（3）服务档案，包括：

　　a、设备台账；

　　b、设备运行记录；

　　c、设备维修、保养记录；

　　d、设备更新改造记录；

　　e、对外经营记录；

　　f、各部门运作相关记录，业主违章、投诉、报修处理记录，回访记录，有偿服务记录，社区文化活动记录，达标创优记录，其他相关运作记录。

　　（4）行政档案，包括：

　　a、行政文件：公司日常运行资料（办公用品资料、物资管理文件）、合同文件（采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等）、来往文书文件（政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等）、员工人事档案（员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录）。

　　b、管理指导文件：质量体系文件。

　　c、财务文

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