物业公司档案管理作业指导书

物业公司档案管理作业指导书提要：案卷存档前做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐

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　　物业公司档案管理作业指导书

　　1.0适用范围：

　　公司各类文书文档。

　　2.0档案管理规程：

　　2.1档案的归档和分类：

　　综合事务部根据档案的性质、内容，整理立卷归档，并对档案进行分类编号。

　　2.2档案的存档：

　　2.2.1存档时，应按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找，保证随查随得。

　　2.2.2案卷存档前做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以认清的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。

　　2.3档案的整理和保管：

　　2.3.1及时对档案进行清理和整理，防止档案遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

　　2.3.2档案柜要坚固，防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

　　2.3.3每年对档案材料的数量和保管情况进行一次检查，发现问题及时补救，确保档案的安全。

　　2.4档案的借阅须经综合事务部部长批准，借阅时间以三天为限。

　　2.5档案的处理：

　　档案达到规定的保存期限后，对失效的，没有保存价值的档案要进行适当的处理。

　　3.0支持性工具：

　　《资料借阅登记表》

　　《文件目录单》

　　编制：审核：批准： 日期：

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