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步行街物业办公用品管理规定

浏览:6188次 /  时间: 01-04 21:42:41  来源:http://www.dichanshequ.com  物业行政

步行街物业办公用品管理规定提要:为了加强公司办公设备及用品的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,减少不必要的经费开支,确保办公设备安全

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  步行街物业办公用品管理规定

  1  目的

  为了加强公司办公设备及用品的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,减少不必要的经费开支,确保办公设备安全、可靠、稳定的运行,结合公司具体情况,制定本规定,各相关使用人员应严格遵守执行。

  2  适用范围

  公司所辖各部门。

  3  办公物品分类

  3.1   办公设备:A、复印机;B、传真机;C、电话;D、办公桌椅;E、保险柜;F、电脑及打印机;G、其他。

  3.2   办公用品:A、各种信签;B、材料纸;C、各种表格;D、笔;E、笔记本;F、计算器;G、其他。

  4  管理规定

  4.1行政人事部是公司办公设备及用品的归口管理部门,公司所有办公用品的采购、管理、 维护、监管等工作统一由行政人事部安排专人负责。所有设备均设专人管理,发生丢失或损坏并且不能确定直接责任人的,由专管人员承担责任。

  4.1.1设备专管人员应明确所负责设备的具体用途,熟悉其操作规程。

  4.1.2操作人员应严格按照使用说明书的要求进行操作。

  4.1.3办公设备出现故障时,应立即知会专管人员。若为简单故障,由专管人员及时处理,处理不了的,由行政人事部通知专业技术人员维修。因使用不当或强行维修而造成设备损坏的,应酌情予以赔偿。

  4.1.4办公设备为工作而备,未经行政人事部允准,严禁用于与工作无关的事务。

  4.2申购:

  4.2.1申购原则:满足工作要求,提高工作效率,节约人工费用,树立企业公众形象。

  4.2.2部门因工作需要添置办公设备的,由部门负责人提出书面申请,交行政人事部审核并组织进行相关市场调查,选三家以上作报价分析,报总经理批准并由行政人事部统一购买、分配。

  4.2.3部门根据实际工作需要,于每月二十五日前制定下月低值易耗品申购计划,报行政人事部汇总核查库存,制订月度办公用品采购计划,经总经理批准后由专人负责购买。

  4.3报废:办公设备达到一定条件可以按以下程序予以报废;低值易耗的办公文具无须报废。

  4.3.1报废条件:

  1)使用超过规定年限,已无使用价值。

  2)损坏严重无法修复、或修理费昂贵、没有修理价值。

  3)功能降低危及安全。

  4)技术落后、耗能高、效率很低、严重影响工作效率、属于已被淘汰的。

  4.3.2设备的报废:由设备使用人填写《报废申请表》,详细说明原因,经部门负责人及复查、审核后,由行政人事部请技术专业人员鉴定并出具书面意见,经质量管理部核实后,报总经理审批。

  4.3.3报废设备的处理:报废的设备先交由工程部鉴定,由财务部进行登记、处置,行政人事部监督。可以再利用的零配件应当取出归入公司办公用品仓待用;报废设备回收资金交财务入账。

  5  办公设备使用规定

  5.1电脑:电脑的使用及分配以部门为单位,由行政人事部根据实际需求调配,并实行使用人负责制。使用者应按规范要求正确操作使用;服务器由行政人事部指定专人负责维护,发生故障,应及时报告,由行政人事部安排专业人员维修。

  5.1.1原则上不能设置开机密码,因特殊情况需要设置的,应将该密码备存行政人事部。

  5.1.2每星期至少一次查杀病毒、升级病毒库、清理磁盘;每月至少一次磁盘整理,以保证电脑系统的最佳运作状态。

  5.1.3文件的保存首先以本地磁盘为主,并对有关文件归类保存,以便能在最短的时间内查找所需资料。如确需在服务器上保存文件应经行政人事部书面同意,并在服务器上设立个人文件夹,所有文件均保存于个人文件夹内;否则,造成文件丢失自行负责。

  5.1.4对保存的文件应定期整理,不需要的文件应及时删除。对需要长期保存的文件由部门提出申请,经行政人事部审核后可以光盘方式保存,以保障电脑的使用空间。

  5.1.5使用者不得擅自安装软件,如确需安装部分辅助软件,应向行政人事部书面申请,经批准后由行政人事部安排专业人员安装。

  5.1.6未经许可,任何人不得自行打开机箱或拆装机器,不得擅自对电脑硬盘进行格式化或

  重新安装操作系统。如遇不懂或自己解决不了的技术问题,应通知行政人事部,由行政人事部安排专业人员予以解决。

  5.1.7因公司工作的特别需要或部门工作需要


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