物业档案管理制度

1目的
    为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状，确保物业、设备、设施管理工作的统一，完整的完善建立物业档案。

2适用范围
    适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3职责
3.1档案管理员直接向行政主管负责。
3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。
3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

4档案存放位置
4.1电脑保存一份电子文档。
4.2xx四楼资料室。

5档案管理员
5.1行政人事部

6档案编号规则（见附件1）

7部门档案内容
7.1行政部：公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
7.2财务部：财务资料、合同。
7.3保安部：警戒器材、合同。
7.4环保部：清洁器材、绿化器材、合同。
7.5工程部：设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部：建筑物、车辆、业主资料、合同。

8档案管理制度
8.1档案资料保管由专人负责，任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。
8.2如须借阅档案资料，需到管理员处登记后方可借阅，借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。
8.3资料借阅只能在档案室内查看，不能损坏的涂改资料，否则追究借阅人责任。
8.4资料借阅必须是部门主管以上人员，只能借阅本部门资料，如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。
8.5档案室必须保存两份资料：一份为历史资料档案，一份为借阅资料。
8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料，必须做好登记。
8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好，如有损坏必须立即进行更新。
8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新，更新后的资料必须放于本文件的首页。
8.9档案管理员制定文件档案总目录，以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。
8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

9相关文档
9.1《档案编号规则》

10修订及实施
10.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
10.2本规定修订权在公司。
10.3本规定从二零零四年六月一日实行。