物业档案管理培训

本文提要：物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成(简称图、档、卡)。此外,根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。

    物业档案是物业形成、变迁和管理工作中的历史记录。因此物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分。
    物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的,具有参考价值,应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

 
    1、物业档案的内容:
    物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成(简称图、档、卡)。此外,根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。
    物业设计施工图是一种反映物业现状的图纸,在物业大修或改建时,它们反映了物业的功能和结构等的变化情况,www.dichanshequ.com使之成为与物业的现状相吻合的专业图纸;是物业使用、保养、维修的重要依据。
    物业管理公司可以通过图纸了解物业的分布,占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积,了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况,为正确使用和维护物业提供了重要依据。

    2、物业档案的特点:

    专业性、动态性、真实性、价值性、法律性。

    3、物业管理档案的要求:
    物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作,当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时,各种物业资料应及时进行变更异动,才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此,物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是:
    (1)收集资料要全面;
    (2)整理资料要规范;
    (3)保管资料要科学;
    (4)变更资料要及时;
    (5)使用资料要得当;
    (6)统计资料要准确。

    4、物业档案的收集
    收集的实质就是集中,收集工作是物业档案管理工作的起点,是一个重要环节。物业档案收集的要求是:
    (1)纳入计划、明确责任;
    (2)内容要齐全、完整、准确、翔实;
    (3)形式要标准规范;
    (4)载体要丰富。

    5、物业档案的整理
    (1)物业档案的整理要求:
    整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目,使之系统化。
    要求做到:分类科学,组卷合理,排列有序,保管期限准确,装订整齐、牢固,案卷封面、脊背、卷内目录和备考表(异动记录)填制准确、字迹工整、图样清晰,载体和装具质地优良,便于保管和利用。
    (2)设备档案管理
    设备的标识、建帐和资料的管理
    ①设备的标识:
    所有设备实现单机悬挂《设备卡》,标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。
    ②设备的建帐:
    建立《机电设备台帐》,台帐内容包括:设备名称、统一编号、型号、生产厂家、技术资料、保养人等。
    ③设备资料的归档:
    每台设备资料依次编入:每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、机电设备维修保养记录表及说明书、合格证等。