一、物业档案全宗的划分
物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理,并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。
根据档案全宗构成的三个条件,物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起,就是一个新的立档单位,在其基本职能没有发生重大改变,只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下,其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如,物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理,部分档案因此也移交出去,但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构,其所产生的档案不能构成一个全宗,而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时,将有关本公司全局的档案复印一份存档,如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案;原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司,成为下一间物业公司全宗的一部分,如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是,遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并,其合并前后的档案应划分为两个以上全宗,即合并后产生的档案是一个全宗,合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如:甲公司成立于1990年,乙公司成立于1992年,由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并,这样就存在三个不同的全宗,即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。
二、全宗内物业档案的分类
(一)分类的含义和要求
1.分类的含义
全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同,把物业管理公司的全部档案分成若干类别,并组成体系,以利整理、保管和利用的过程。
为便于全宗内档案分类工作的进行,应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案,亦称分类大纲,是指标列各个类目的名称,表示全宗内档案分类体系的纲要。类目,是档案分类表的构成单元,是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的,在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。
2.编制分类方案的基本要求
(1)分类应该体现客观性,即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发,按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类,最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。
(2)分类应该具有逻辑性,即在构思分类体系时,应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等,内容上相互排斥、不能相互包容。
(3)分类应该具有实用性,即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。
(4)分类应该具有发展性,即在档案类目的具体设置上,不仅要考虑到现有的档案情况,还要进行科学预测,充分估计到可能出现的新类目,使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的,物业公司的业务范围也会不断的扩大,公司职能也会不断的加强,随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时,应充分认识这一点,给类目留有一定的发展空间。
(二)分类的作用
物业公司管理着一定规模的物业,业务范围广,设置的机构众多,各部门产生的档案纷繁复杂,如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别,就无法立卷、保管和利用。再者,在新的形势下,档案机制必须深入到日常的业务工作中去,对全宗内的档案进行分类,可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此,全宗内物业档案的分类就显得非常重要。
(三)编制分类方案的指导文件
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《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理,编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理,属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动,遵循企业活动的特点和档案的形成规律。
(四)编制分类方案的步骤
1.在编制物业公司分类方案之前,必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握
综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门;公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。办公室产生公司行政管理档案、人事档案;财务部产生财务档案;经营部产生经营管理档案;租赁部租赁管理档案;物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案;工程部产生基建档案、修缮档案。对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。
2.根据1991年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则,以物业公司的全部档案为对象,以公司的主要管理职能为标准划分一级类目
《工业企业档案分类试行规则》设置10个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。
根据目前物业公司的职能范围,物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案,即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。
《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目,可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求,视档案管理实际操作的方便程度,增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下,物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。
凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。
3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目
二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定,业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目,反之则不需要再设置下一级类目,以免分类方案复杂化。
(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式,再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册;住户类可按是否为业主细分业主和租户,也可不再细分;租赁可细分为商业租赁和住宅租赁,或不细分;修缮类可细分也可不细分。
(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。
(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。
(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。
(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。
(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。
(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等,不同载体可再按专题(内容)细分。
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