物业公司收文程序与标准

物业公司收文程序与标准提要：登记1)对来文均应逐件登记；2)登记来文日期、来文机关、文件标题、份数、密级、承办单位；3)收文和发文分别进行登记；

源自 于建筑资料

　　物业公司收文程序与标准

　　程序     标准

　　1、点收

　　1)确保文件运转安全可靠明确交接双方责任；

　　2)发现错送及时退回，发现散包、拆后重封应即追查原因。

　　2、启封

　　1)对本公司或本部门收启的，均由文书人员启封；

　　2)对公司领导亲启的应领导委托的秘书拆封；

　　3)密件交应公司指定负责管理机要文件人员启封、启封检查封存文件是否齐全。

　　3、登记

　　1)对来文均应逐件登记；

　　2)登记来文日期、来文机关、文件标题、份数、密级、承办单位；

　　3)收文和发文分别进行登记；

　　4)收发文件应分清缓急，急件随到随登及时分送，除登日期外还应登记交接时间、不能积压；

　　5)由领导人亲启的收件，只登记封号和来文机关、收到日期等，视情况由领导人启封后补登其它有关项目；

　　6)收发文编号按年度编排，均应注意准确，不要出现空号、重号；

　　7)收文在启封后于文件的右上角加盖本单位的收文章，收文章上填写收文号和收到日期；

　　8)登记的字迹应工整清晰，不要潦草难认、勾抹涂改、滥用简称等；

　　9)原文无标题的，根据文件内容补拟标题进行登记；

　　10)文件上无日期、无作者的文件，按封筒的邮戳日期登记，并在备考栏注明。

　　4、分发

　　1)亲启件直接送有关收件人；

　　2)在文件上巾上文书处理单；

　　3)将收文先送总经办主任批办，并应有签收手续。

　　4)将文件分发有关部门或承办人，并应有签收手续。

　　5、传阅

　　1)保证阅文方便和工作的及时处理，避免发生丢失混乱，中间误压等；

　　2)对传阅对象，应分清主次先后一般先给公司主要领导，主管负责人和主管业务部门阅读，其它需阅知对象适当时间传阅；

　　3)传阅过程中，及时督查，不使文件在传阅对象手中积压，用最快的速度使传阅对象阅知；

　　4)传阅对象收退文件均应与文书人员发生交接联系，不得横传；

　　5)查阅文者阅后是否签姓名和时间，不得画圆圈。

　　6、送总经办主任拟办

　　1)熟悉本公司和本单位工作情况和业务；

　　2)认真研究文件的内容和发文机关的要求；

　　3)提出的批办意见应简明扼要，抓住主要的处理方案及理由。

　　7、根据总经办主任拟办送主管领导或部门

　　1)送批文件要筛选得当；

　　2)批示的意见应明确、妥当，简明扼要地指出处理的办法；

　　3)批办意见，应当尽量写在文书处理单的批办栏内，以保持文件页面的清晰并留出装订线，便于阅读、复制；

　　4)书写的笔迹宜注意耐久保存，忌用铅笔和质次的圆珠笔。

　　8、按领导批示转承办部门

　　1)提高办文速度，注意分清轻重缓急；已办、等待办的文件，急件与平件分别存放；

　　2)因某种原因难以按时完成承办任务，及时报告有关负责人，以便采取其它措施。

　　9、催办

　　1)在收文登记薄上登记承办单位、承办人和承办期限；

　　2)在文件送办后的适当时机，用电话催询或登门当面催询处理情况；

　　3)对已处理完毕的文件，填注处理结果，在登记本上注归入的卷宗号。

　　10、注办对于某份文件的处理采用电话答复对方或当面解决的，应将交代的人员、时间、主要要意见和结果在文书处理单或文尾空白处注明，并签上经办人的姓名。

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