4.2.7 文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。
4．3 质量体系文件和资料的保管
4.3.1质量手册、程序文件、部门的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类（工程、设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在质管部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。
4.3.2 对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。
4.3.3存档作废文件在封面加盖"作废章"。
4．4质量体系文件和资料的有效性控制
4.4.1为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、C……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。
4.4.2相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。
4．5质量体系文件和资料的更改
4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写《文件修改记录》报主管领导审批。
4.5.2质量体系文件和资料的更改一般由原审批人批准， 如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。
4．6 质量体系文件和资料的分类和编号
4.6.1质量手册： YGJYPM――QM（标准号码）（文件名称）
4.6.2程序文件： YGJYPM――COP（要素序号）（文件名称）
4.6.3作业指导书： YGJYPM――WI/（单位代码）-（三位自然数序号）（文件名称），如《人事工作管理手册》中WI/R-001 "人力资源部职责"。
部门单项工作手册：YGJYPM--WI/（相关文件简称），如工程部的《建筑、装饰管理手
册》为WI/ZX。
4.6.4标书： YGJYPM――BS/（单位代码）-（名称）
4.6.5管理方案： YGJYPM――FA/（管理处代码）-（ 文件名称）
4.6.6技术图样： YGJYPM――JT/（单位代码）-（名称）
4.6.7图纸： YGJYPM――TZ/（单位代码）-（名称）
4.6.8标准： YGJYPM――BZ/（单位代码）-（名称）
4.6.9法规： YGJYPM--FG/（单位代码）-（名称）
4.6.10 程序文件记录表格： YGJYPM―― QR-（程序编号）-（两位自然数序号）
4.6.11各单位记录表格： YGJYPM--QR-（三位自然数序号）（单位代码）
4．7 文件借阅
4.7.1根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。
4.7.2 文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。
4.7.3对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。
4．8 公开文件的控制
4.8.1公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。
4.8.2 公开文件的内容和标识的控制由负责编制或收集的单位负责。
4.8.3 公开文件的标识应结合实际给予管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在文件清单中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。
4.8.4 各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，审批记录应留用备查。
5．0 相关文件与记录
QR-4.2.3-01 《文件发放名单》 QR-4.2.3-02 《文件清单》
QR-4.2.3-03 《文件修改记录》 QR-4.2.3-04 《发放记录》
QR-4.2.3-05 《收文记录》 QR-4.2.3-06 《借阅记录》
QR-4.2.3-07 《五类文件清单》
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