商住项目档案资料的管理

商住项目档案资料的管理提要：

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　　商住项目档案资料的管理

　　资料管理在物业管理中的重要性越来越被重视，法律、法规的健全，业主维权意识的日益觉醒，对物业资料的管理，特别是原始资料的记录、收集、整理、存档更加重要。管理处的资料管理主要分为以下几方面。

　　*发商移交的原始资料的管理

　　楼宇交接时，开发商和物业公司需要交接楼宇的基本资料，资料是否齐全，将为物业公司做好今后管理服务奠定基础。这主要包括以下资料：1、原始规划资料；2、竣工验收资料；3、基建施工图纸资料；4、设备安装图纸、说明书、供应商资料。

　　*业主入住的原始登记资料的管理

　　业主入住的原始资料是物业管理资料里重要部分，也是物业管理中基础的资料之一。这类资料的收集主要在业主、用户办理入住手续时，一次性收集完整。主要资料如下：1、房产证、购房合同复印件；2、营业执照或身份证复印件；3、业主开户原始登记表；4、业主与物业公司签订的前期管理协议、业主公约，消防安全责任书；5、租户变更情况登记表。

　　*业主、用户装修资料的管理

　　业主、用户在办理装修时，管理处对装修资料的审批很重要，一方面为方便今后的维修，一方面为房屋的使用安全。因此，管理处在审核装修资料时，一定要细致、严格，为今后的日常管理工作奠定基础。装修资料的管理主要分为如下内容：1、消防审批报告；2、装修图纸；3、消防验收报告；4、装修施工单位资质、营业执照；5、施工中违章登记资料、整改记录；6、施工人员登记表；7、管理处验收报告；8、二次装修申报手续、消防验收报告。

　　*管理处日常记录文件的管理

　　日常记录文件的管理是物业管理的基础工作，也是物业管理工作中非常繁琐的工作，更是督促物业公司提高服务质量的必要手段。在管理处的日常管理中，日常巡查、检查记录包含了日常管理的全部内容，如：绿化、清洁、设备维护、公共设施维护、安防巡查等等。值班记录包含各责任部门的值班情况登记，如：机房值班、监控值班、门卫值班等记录情况登记等。对外包项目，尽管我们只是进行月评价，但为了监督日常的服务质量，也要求外包单位提供日常巡查记录。对业主投诉进行分类，及时处理并将处理结果整理存档。日常记录文件的管理有以下几方面内容：1、日常巡查记录；2、值班记录；3、外包项目的评价记录；4、业主投诉情况记录；5、突发事件记录及处理情况。

　　*财务资料管理

　　物业公司的核心是提供服务和赢得利润，在做好服务的同时，加强财务管理，收取应收费用，降低管理成本也是相当重要的。因此在财务资料管理上必须讲究完整、连续性。财务管理主要有如下资料：1、业主、租户物业管理费的交缴资料；2、固定资产的登记管理资料；3、外包单位按合同付费记录资料；4、有偿服务收费记录资料。

　　*业主、用户往来函件的管理

　　业主、用户往来函件资料是管理处与业主、用户的进行交往的原始记录文件，对今后会引起法律纠纷的事件是一个很好的原始记录，特别是给业主、用户的违章、整改通知，这类文件一定要有业主、用户的签收记录。1、给业主、用户的通知；2、给业主、用户的违章、整改函件；3、业主、用户给管理处的函及管理处的复函。

　　*业主委员会资料管理

　　对已经成立业主委员会的管理处，要将业主委员会的相关资料整理备案，做好每次业主委员会会议纪要，留案备查。1、历届业主委员会选举资料；2、业主委员会会议资料；3、业主委员会委员个人登记资料；4、社区文化活动记录资料及图片。

　　*上级主管部门、公司内部请示、汇报文件的管理

　　给上级主管部门、公司领导、相关部门的请示、汇报文件，做好登记、记录，对请示文件中领导的批示进行登记，安排人员落实，并做到及时检查落实情况。1、给上级主管部门的请示；2、给公司领导的请示；3、给公司相关部门的报告；4、与公司相关部门的往来函件。

　　*管理处员工人事资料的管理

　　对员工人事资料的管理，可以为管理处日常考评、年终评比提供依据，同时也可以使管理处合理使用人力资源，用人所长。1、员工人事档案资料登记；2、员工日常

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