山庄管家服务中心文书管理规定

山庄管家服务中心文书管理规定提要：主送机关。是用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关：a)应放在文号下方，正文之上，专行顶格，用冒号"："结尾

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　　山庄管家服务中心文书管理规定

　　1.0目的

　　规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

　　2.0适用范围

　　适用于zz山庄管家服务中心的文书管理工作。

　　3.0职责

　　3.1管家服务中心经理助理负责本中心文件的拟制和审核。

　　3.2管家服务中心经理负责所有管家服务中心文件的复核并报公司领导审批，负责对客服务文件的审批。

　　4.0程序要点

　　4.1公文格式

　　4.1.1公文种类。根据物业管理服务特点，引入以下公文类别：

　　上行文：请示、报告、计划、总结；

　　下行文：批复、决定、通知、通报；

　　平行文：函、会议纪要。

　　4.1.2文件标题

　　a)发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则；

　　b)标题统一使用2号黑体字，放在公文纸间隔线以下，文号上方居中位置。

　　4.1.3发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容：

　　a）根据发文顺序及发文时间对文件编号；

　　b）管家服务中心文号作以下统一规定

　　如：zz发[2006]009号，是指zz山庄管家服务中心2006年发的管家服务中心第9个文件。

　　c）文号统一使用5号字体，放在文件标题下一行的居中位置；

　　d）管家服务中心文号由管家服务中心经理助理统一编号。

　　4.1.4秘密等级和紧急程度，用来确定公文发送方式及办理速度

　　a）普通文件不加注明；

　　b）秘密文件必须在文件左上角位置注明"秘密"或"绝密"字样；

　　c）急件必须在文件的左上角位置注明"急件"字样。

　　4.1.5主送机关。是用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关：

　　a)应放在文号下方，正文之上，专行顶格，用冒号"："结尾；

　　b)主送机关不止一个时，要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列，中间应顿号"、"隔开；

　　c)一般情况下，选择小四号宋体字。

　　4.1.6正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

　　a）正文文字一律从左至右横排；

　　b）要合理地划分段落、正确使用标点符号，每段开始空两个中文字符空格；

　　c）正文字体与主送机关保持一致。

　　4.1.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：

　　a）如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明"附件：×××"字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的，无须注明；

　　b）要写明附件的全称；

　　c）附件字体与正文相同。

　　4.1.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身份）署名：

　　a）落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置；

　　b）如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，应在其上面加注一行"此页无正文"字样；

　　c）落款字体与正文相同。

　　4.1.9日期

　　a)一般应写发文日期；

　　b)会议通过的文件写会议通过的日期；

　　c)重要的文件应写签发的日期；

　　d)日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。

　　4.1.10盖章。是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效和的标志，一般情况下文件都应加盖印章：

　　a）盖章应在公文打印校对完之后进行，由管理印章的工作人员经手登记；

　　b）印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　4.1.11公文文尾。指落款以下的页面部分，位于末页下端，包括：抄送机关、印刷机关、印刷份数等内容：

　　a）公文文尾与文件日期中间应有间隔，一般需用一条直线分割以示区别；

　　b）公文文尾字体与正文相同，另行顶格；

　　c）抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关，再写抄送机关；

　　d）印刷时间指开印的时间，印刷机关和印刷时间排在一行，通常用两条黑色横线夹住，与版头摇相呼应；

　　e）印刷份数指的是印刷的总份数，位于底线的偏右位置。

　　4.2发文办理。包括交拟、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等一系列工作：

　　4.2.1交拟和拟议

　　a)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责

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