小区楼宇档案资料管理措施

小区楼宇档案资料管理措施提要：档案室、管理处管理制：为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室管理

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　　小区楼宇档案资料管理措施

　　楼宇档案资料管理的要点：

　　1、完善建档流程，严格档案管理制度；

　　2、明确建档内容，实行系统收集、集中管理；

　　3、对使用率高的档案实行档案室、管理处双档管理制；

　　4、推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等"六化"管理。

　　楼宇档案是住宅区财产的重要组成部分，管理好住宅区档案是物业管理工作的重要内容。为此，我公司将特别设立档案室，配备专业管理人员，建立较完善的档案管理体系等。使档案管理工作在住宅楼宇的使用、维修、改造、扩建以及住户装修等方面发挥重要作用。对进德小区的档案资料管理，将沿用我公司的经验做法如下：

　　一、楼宇档案的建立

　　1、档案的建立执行以下流程：

　　收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

　　2、明确档案内容，实行系统收集、集中管理

　　（1）设施、设备档案：建筑工程资料、图纸，公用设施资料、图纸，竣工验收资料，房屋墙体竣工图，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。

　　（2）住户档案：业主登记表，购（租）房合同，入伙通知书，证件，业主公约，装修责任书、图纸，维修档案等资料。

　　（3）管理档案：文秘档案、从事档案、财务档案和荣誉档案、管理活动记录及档案，楼宇巡视、门卫情况、投诉与回访等资料。

　　3、建档要求：制度化、标准化、电脑化。

　　二、楼宇档案管理

　　1、档案室、管理处管理制：为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室管理，对重要原始档案进行严格管理，管理处则保存复印件的存档管理制度。

　　2、档案室档案

　　（1）按照档案对温度、湿度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行电脑化系统管理；

　　（2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片图表等，并采用适当的保存方式；

　　（3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中的安全，不丢失、不泄密；

　　（4）实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统；

　　（5）坚持档案资料收集的系统化；

　　（6）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造册、编辑目录，按工作部门分柜保存；

　　（7）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形成、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。

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