(3)传媒业办公大楼的所有者或经营人希望获得较高的投资报酬。在承租者愿意并能够承受的范围内,通过提高大楼的档次以提高租金水平,是提高传媒业办公大楼投资效益的重要途径。传媒业大楼大多位于黄金地段交通要道。这为大楼的现代化、智能化发展提供了条件。
(二)传媒业办公大楼的日常管理
传媒业办公大楼的日常管理与一般办公大楼(写字楼)管理类似,又有一些特殊要求,其管理内容基本上由以下4个部分组成。
1.营销与前台服务
(1)营销
营销的任务是经营租赁。营销人员可在办公大楼前台工作,也可有单独的办公室。营销人员实际上是办公大楼的销售代表,他们的责任是:
①接待来访的潜在承租客商,陪同客人参观办公室,解答问题,介绍办公大楼情况,搞一些促销宣传,并做好与客人的联系工作;
②处理办公大楼的具体租赁工作,包括与承租户联络、洽谈、签约;
③接收和审理承租客商的投诉和要求,及时通知有关部门,并做好协调工作;
④营销负责人还需负责定期对长住客户访问,组织客户参加目的在于联络感情的各种联谊活动。
(2)前台服务
办公大楼的前台服务与宾馆功能相似,主要是为承租客户提供一些日常服务。办公大楼前台服务人员的工作主要有以下三项:
①接待办公大楼的内外客人,帮助他们解决有关问题,如告诉来访者如何找到他欲访问的客人。
②接收外来电话,并耐心地回答问询。
③为承租客人提供打字传真以及订(船车、飞机)票服务。
2.安全保卫
安全保卫是传媒业办公大楼日常管理的一项十分重要的工作。它的任务是采取各种安全防护措施,维护大楼治安秩序(包括防盗、防火、消毒等),保证承租客商人身财产安全和工作顺利进行。
办公大楼保安工作的基本范围有以下5个方面:
(1)中心监控
现代传媒业办公大楼一般都装有中央监视系统,可通过电视画面随时了解大楼各层面、各部位的情况。中心监控室是办公大楼保安工作的心脏,如发现异常情况,应立刻指示有关人员采取相应措施。
(2)前大门警卫
前大门警卫既是保安工作的一个方面,同时又是大楼前台服务工作的一部分,因而兼有安全保卫和大楼服务双重任务。
办公大楼前大门警卫工作主要有以下5项:
①按时开启、关闭大门;
②在规定的区域(或位置)站立,保持正确姿势,精神饱满,面带微笑地迎送客人,主动、热情、礼貌地回答客人的问讯;
③阻止无关人员(包括自行要求参观者)和衣冠不整者进入大楼,以保证大楼秩序井然;
④盘问形迹可疑人员,并立即向上级报告,同时与中心监控室和巡逻人员取得联系,以便配合行动;
⑤上下班高峰时间,维持大厅电梯口秩序,提醒客户保管好随身携带的物品。
前大门警卫是办公大楼的服务管理形象的直接体现,因此,执勤人员的仪表要求比较严格,一般要求按季统一换装上岗,穿黑皮鞋,戴帽子,系领带,不准穿高领毛衣和留长发。
(3)后大门警卫
如前所述,传媒业办公大楼内的办公人员大多为中高级职员,自备汽车较多,办公大楼又大多为高层建筑,因而汽车出入十分繁忙,办公大楼的后门就是专供汽车进出的。
办公大楼后大门警卫的任务是保持通道口畅通,为车辆进出提供方便,并做好安全保卫工作。
后大门警卫工作主要有以下4项:
①早晚上下班高峰时间,执勤人员必须在指定位置指挥车辆有秩序地进出、停放,指挥时立姿要端正,手势要清楚。
②定时巡视
③严格检查运出货物的出门证。
④阻止无关人员从后门进入大楼,发现形迹可疑人员立即向控制中心报告。
由于后大门车辆进出频繁,因而执勤人员通常执行白天12小时站立服务制度。
(4)大楼巡逻
传媒业办公大楼巡逻队的日常工作就是进行例行巡逻。大楼巡逻有规定的路线和程序,如巡逻队员集中后坐电梯到大楼最高层,先在楼顶平台巡视一周,再通过大楼消防通道逐层向下巡逻。每层楼面也有事先规定的巡逻线路,不能有死角。大楼巡逻有规定的次数与时间。
大楼巡逻的任务主要有以下两项:
一是检查各楼面消防楼梯内是否有闲杂人员和违反治安的人与事。如遇前者,先将其工作单位和姓名记下,然后送出大楼,如遇后者,立即与控制中心联系,并采取相应措施。尤其是晚上去楼面时,需要及时发现和制止撬窃行为。
二是留意各楼面消防器材和设施是否完好到位,发现问题及时报告,及时发现和消除火灾隐患。
除了日常的例行巡逻外,巡逻队还作为一支机动队伍直接由监控中心指挥,一旦接到调度命令,立刻赶赴指定地点,应付紧急情况。
(5)消防
消防也是办公大楼安全保卫工作的重要内容之一。除了前面讲到的巡逻队应留意消防器材和及时消除火灾隐患外,办公大楼都配备专职和兼职消防人员。
传媒业办公大楼专职消防人员的工作主要有以下4项:
①经常检查消防器材设备是否完好,是否放置在指定位置,消防楼梯是否畅通。
②经常向承租客商宣传消防知识,及时提出意见和建议,消除火灾隐患。
③发生火灾或火警苗子时,赶赴现场帮助指挥,疏散客商,组织灭救。
④定期组织大楼消防演练。
3.设备管理
传媒业办公大楼的管理是指大楼设备的操作、安装、维修与保养。设备管理的任务是保证办公大楼通讯网络、供水、供电、供气、通风、冷暖空调及排污等设施系统的正常运行。随着传媒业办公大楼现代化、智能化,所装备的设备越来越多、越来越先进,办公大楼的设备管理工作就越来越复杂,要求也越来越高。
办公大楼的设备管理工作基本上设置以下几个岗位:
(1)通讯、电气设备安装维修。办公大楼需要配置专门的通讯设备维修管理人员和电工,他们的任务是及时安装和维修通讯设备、照明等电气设备,按时保养、检修配用发射系统、发电机等动力电气设备,以保证大楼的整个通讯发射系统、电气系统处于完好的工作状态。
(2)中央空调设备管理。前面讲过传媒业办公大楼一般都装有中央空调设备,空调设备管理需要专门的技术,所以大楼管理机构必须配备专职空调管理人员。空调管理人员的工作职责,是对制冷机器和制冷系统进行操作和检修,及时排除隐患,确保空调正常工作,为大楼传送冷(暖)风。季节变换时,空调工需做好空调机机能变换调试和保养工作。
(3)锅炉与水处理操作管理。传媒业办公大楼要向承租客商供应饮用熟水,因而必须装备锅炉和安排锅炉工。办公大楼饮水要求高,因而管理机构一般都设有专门的水质化验室,定时检查水质,如投放药剂,非化验人员未经许可不得进入化验室。
(4)管道系统管理。管道管理的任务是保证传媒业办公大楼用水的正常供应。由于大楼人多,各方面耗水量很大,因而管道管理的工作比较繁重,大楼的生活用水水箱需要定期(一般为一年一次)清洗,以保证大楼饮水水质清洁。大楼内热水器中的净水过滤器每年要调换,热水箱同时要清洗,以保证大楼饮水达到卫生标准。大楼各层面盥洗室内水盆、水笼头要不定期检修,马桶、便斗设备要保证完好,水流畅通,便于日常使用。大楼中消防系统、空调系统、生活用水系统的管道、开关阀门需定期保养和维修,以保证其始终处于正常状态。为了防汛、防台,还需保证落水管道畅通、排水系统完好。
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