5.办公室自动化系统设备。
在OA系统中,通常使用的信息有五种形式:
(1)声音 其中有电话、语言输入/输出、声音文件;
(2)数据 其中有数据文件、报表和记录;
(3)报表图形 指照片、传真图像和统计图表;
(4)影像 电视监督和会议;
(5)文字主要 指文件、卷宗等。
办公室自动化就是处理上述信息的自动化工具。一个完善的办公室自动化系统应当具有 文字处理功能、资料管理功能、行政管理功能、图形处理功能、声音处理功能、决策支持功能和网络通信功能等主要功能。随着办公室自动化功能的不断完善,对设备的要求也愈来愈 高了。初期办公室自动化主要是单项设备的应用,如传统的电话、各种打字机、复印机、传真机、收录机、文字缩微装置等。近年由于电子数据处理技术的发展,智能化的数据终端、 文字图形处理终端、个人计算机、多用户工作站等类设备相继出现,同时又发展了局域网络,可以把上述各类设备联结到一起,数据处理和通信技术形成了一体化技术体系,为实现综 合办公室自动化这种更高阶段的OA系统创造了条件。
当前办公室自动化使用的机器大体分为事务处理类、数据处理类和通信传输类等,各类所包括的机器及其用途见表。
(四)办公室自动化系统的软件。
计算机的软件,是给计算机配备的一系列程序的总称。它是计算机应用技术的具体体现 。硬件必须与软件结合才能执行处理任务。软件依附于硬件,硬件靠软件发挥作用。对软件的要求,应当是功能齐全,使计算机操作方便,能充分发挥硬件的效用。
OA系统的软件结构:
OA系统是设备、技术、功能均具综合性特点的系统,这就决定了OA软件的综合性和复杂性。为了保证OA系统中各部分软件能协调工作,有效地组成一个系统,软件中的设计 必须强调其系统性,并采用软件工程,自顶而下进行。即:首先确定系统的功能和彼此间接口,再设计子系统和局部功能。
OA软件的接口标准主要有:
(1)人机接口标准 主要指最终用户命令语言标准:
(2)办公室各层次软件间接口标准 指各层软件间信息流通和控制的标准;
(3)基本软件与硬件层间接口标准 主要指指令系统及其指令格式等。
国外的OA系统软件结构是层次式的。机器与人之间共有三层软件:基本软件层、办公室环境软件层和应用软件层。各层软件都支持办公室网络环境。
1.基本软件:
OA系统基本软件与通常概念下基本软件相同,这层软件主要包括:操作系统(单机及网络环境下)和各种语言处理程序。
就操作系统提供给用户的工作环境而言,操作系统可分为三类,即多道成批,分时系统 和实时系统。
成批处理采用了多道程序技术以后,使成批处理的效率得到提高,称为多道成批系统。 采用分批处理方式可以节省时间,提高效率。美中不足之处就是一旦用户作业进入计算机后,他就不能过问该作业了。对于那些可能还有错误的作业,用户必须亲自在机器上对它们进 行调试,针对这种需要,人们引入了分时系统。
在分时系统里,主机和若干个控制台或终端设备相连,许多用户可以同时坐在自己的控 制台或终端之前,自由地进行操作。系统把主机的时间轮流地分配给各个用户,而每次运行时间都极其短暂。
实时系统用于快速过程进行实时控制和处理,其主要特征是迅速及时所以,实时系统对 时间的要求比分时系统高,一旦向实时系统提出服务请求时,系统就应当立即处理。另外,实时系统的可靠性和安全性要求很高,因而常常是根据其特殊的要求,做成专用的系统,配 有专用的设备。
在OA系统中主要使用高级语言,这种语言几乎可以不依赖机器或少依赖机器,而更接近于人们习惯用的语言。常配备的高级语言有:BASIC语言、PASCAL语言、COBOLE 语言和FORTRAN语言,其中以BASIC语言最常用。这些高级语言编写的源程序,要利用编译程序来进行翻译,把它转变成对应的机器语言的目标程序。当然用高级语言来编制程序 最为方便,而且可以使用在不同的机器中。
2.办公室环境软件:
(1)办公室管理软件 管理办公室系统的配置、作业、安全、保密等;
(2)办公室文件管理 管理办公室环境下个人用文件及共用文件;
(3)办公室邮件管理 个人工作站之间资料和信息的传递管理,又可分为“电子邮件管理”和“声音邮件管理”两部分;
(4)办公室数据库管理 系统办公室共享信息的管理。办公室环境数据管理系统应具有在系统网络上运行的可能,并要有良好的人机界面工作环境。
3.办公室应用软件:
应用软件是办公室系统中最大的软件层,包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序 。这一层软件又可分为具有一定通用软件及完全专用的应用软件。
(1)通用的应用软件 较为通用的应用软件大多是一些办公人员的工具型软件,用这些软件可以处理各种不定型的办公业务。主要有:
——文字处理软件
——声音处理软件
——表格处理软件
——图像处理软件
——图形处理软件
——文字、数据、图表的集成软件
——统计分析元件
——预测元件
——情报资料检索软件
——日程计划软件
——词典检索服务软件
(2)专用软件 专用软件为具体办公业务和其他业务使用的软件,数量较多,使用广泛,一般由用户研制,但近年也有软件产品出售,如:
各种专家系统软件:
——会议室管理软件
——印刷排版系统软件
——电话记账软件
——办公用品管理软件
——出退勤管理软件
——现金出纳软件
——会计业务软件
——图书馆软件
——备忘录软件
行业管理专用软件:
——旅馆管理系统
——医院管理系统
——商店管理系统
——车辆调度系统
——工厂管理信息系统
二、办公自动化系统规划
办公自动化系统规划目标:使用者舒适;节约能量;环境保护的可持续性;再组织的灵 活性;工程适应性。
(一)围墙和日光利用系统。
1.埋管式辐射墙架。使用铝墙面消除人和设备发出的热量,减少制冷费用;代替周边散热器;增加使用效率。每组辐射墙架上的温度传感器控制它的阀门开启。每一辐射墙架控 制一独立区域。
2.可开启窗户。上推开启方式可控通风量大小和防止漏雨。高性能玻璃为石青色,材料是PPG and Viracon。;高透视率(75%);低遮光率(<50%);热量损失及获得的高 隔离率
3.日光反射板。室内外光线强度改变可使得日光反射板改变光线反射角度。基本目标是:在尽量减少照明、取暖和空调能量使用以及不眩目的目标下,给室内提供合适的日光。
4.围墙系统辅助新技术。光电源:屋顶和围墙上光电源的使用将直接供给通风风扇、马达和水泵直流电源,显然在夏天效果更显着。天窗:天窗的使用可以更加增强采光效果。 高阻(高强度)屋面材料:屋面敷以强应力面的高阻(高强度)HCFC泡沫材料,它能增强结构稳定性,消除热桥效应。
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