经典物业公司行文工作规定

经典物业公司行文工作规定提要：凡属部门向公司总经理或主管副总经理请示、报告工作，须由承办人以部门名义拟文，经部门经理签字同意后，交综合部进行登记和传送

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　　经典物业公司行文工作规定

　　根据"有利于工作，有利于保密，有利于立卷归档"的文秘工作原则，现对公司内部以及公司对外行文的程序和格式作统一要求，以便逐步建立起规范化的行文工作程序，具体规定如下：

　　一、行文规则

　　1．一般不得越级行文。必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门；

　　2．呈报的公文一文一事。

　　3．公司对外统一名称；

　　公司全称：北京XX物业管理有限责任公司

　　辖区名称：XX花园、XX家园

　　今后对外一律按上述名称使用，正式对外行文，签署合同均应使用公司全称。

　　二、行文格式与要求

　　1．凡属对外行文，要使用"发文稿纸"；属公司内部行文，要用"报批稿纸"，如第一页写不下，应附双线横格纸。

　　2．标题简要明确，注明文件种类（请示、报告、函等）。

　　3．抬头（部门、称呼、职务）要注明报、送单位。

　　4．要有行文编号，以便于存放、查找和立卷归档。

　　（1）对外行文编号统一为：

　　[]XX字第×××号

　　[]XX综合第×××号

　　[]XX客字第×××号

　　[]XX经字第×××号

　　[]XX工字第×××号

　　[]XX安字第×××号

　　[]XX洁字第×××号

　　（2）内部行文编号统一为：

　　[]综字第×××号

　　[]经字第×××号

　　[]客字第×××号

　　[]洁字第×××号

　　[]安字第×××号

　　[]工字第×××号

　　5．文字内容应简练准确，不能用"大概"、"可能"等词及不准确的数字，标点符号的使用力求正确。

　　6．落款应署明承办人，部门经理要签字，注明呈文年月日，是否急件。

　　7．书写要求：字迹工整、书面干净；不用铅笔书写，不得将带有涂改的文字稿呈报给部门经理或总经理，否则，综合部有权退回，要求重抄；字不要写得太小，行距适当加大，以便批阅人批改。

　　三、行文程序

　　1．公司对外行文：

　　（1）凡需以公司名义下发的行文，由拟稿人就发文格式撰语言后，交由部门经理核稿签字；

　　（2）将签字后的文稿送交综合登记编号；

　　（3）转呈公司总经理签发；

　　（4）经打印、拟稿人校对、加盖公章后发出。

　　2．公司内部行文：

　　（1）凡属部门向公司总经理或主管副总经理请示、报告工作，须由承办人以部门名义拟文，经部门经理签字同意后，交综合部进行登记和传送；

　　（2）经公司总经理或主管领导审批（审阅）后，综合部根据批示意见，交有关部门承办。

　　（3）呈报公文的部门应适时询问报批情况。一般呈文应于两日内查询；急办公文应在当日内查询。

　　四、收文办理程序

　　1．凡属名公司的函电，由综合部拆封、登记，并按总经理或业务部门分工，转送总经理或有关部门。

　　2．公司总经理批阅的函电，一般应退回综合部，再转交承办人或存档。

　　五、发文办理程序

　　1．以公司名义发出的函电，由总经理办公室登记、编号、办理并存档；或交有关人员办理并进行登记。

　　2．以部门名义发出的内部行文，由本部门文秘人员登记、办理和存档。

　　3．行文文体：

　　国外信函宋体A4纸

　　合同、协议、计划、总结宋体A4纸

　　一般信函及规章制度横格信纸

　　公司内部楷体B5纸

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