物业管理公司质量记录控制程序提要:质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由
文章来源 www.dichanshequ.com物业管理公司质量记录控制程序
1.0 目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2.0 适用范围
适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3.0 职责
3.1 品质督察部负责质量管理体系记录的监督与控制。
3.2 各部门负责本部门质量记录填写、收集分类,并按期归档。
4.0 工作程序
4.1 各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。
4.2 质量记录的标识、编号
质量记录的标识、编号按《文件控制程序》执行。
4.3 质量记录填写
4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去,各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 质量记录的保存、保护
4.4.1 各部门的资料员必须把所有质量记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风,干燥的地方,所有的质量记录保持清洁,字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。
4.4.2 品质督察部编制《质量记录一览表》,将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号、保存期、保存地点等内容,并汇集备案记录的原始样本。各部门应填写本部门的《质量记录清单》,并汇总本部门的质量记录原始样本。
4.5 质量记录发放、借阅
a. 各部门填写《文件发放/回收登记表》,向品质督察部领用所需记录空白表;
b. 各部门保管的质量记录应便于检索,需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅/销毁申请登记表》,由记录管理人登记备案。
4.6 质量记录的销毁处理
质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由主管人员填写《文件借阅/销毁申请登记表》,交行政部审核,报管理者代表批准,由授权人执行销毁。
4.7 记录格式
4.7.1 各部门的质量记录格式,由各部门负责人组织编制,管理处负责人审批,交品质督察部确认、备案。
4.7.2 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。
5.0 相关文件
5.1 《文件控制程序》
6.0 质量记录
6.1 《质量记录归档清单》。
6.2 《文件发放/回收登记表》
6.3 《文件借阅/销毁申请登记表》
6.4 《质量记录一览表》
6.5 《质量记录清单》
《物业管理公司质量记录控制程序》相关文章>>>