某山庄筹备组总召集人就业主大会会议有关事项和筹备情况的说明提要：本人不能与会，怎样委托？若本人不能参加会议，可以书面委托亲人、朋友、邻居等参加会议
文章来源自 房地产 (www.dichanshequ.com)某山庄筹备组总召集人就业主大会会议有关事项和筹备情况的说明
一、关于召开业主大会会议的有关事宜
1、这次业主大会会议的任务是什么？
这次业主大会会议的任务是表决通过《XX山庄业主大会议事规则》和《XX山庄管理规约》，选举产生业主委员会。
2、这次会议在何时、何地召开？几点签到入场？
这次会议于10月2日上午10点在山庄XX酒店1号会议室（进大门一层右侧）开幕，9点开始签到入场。
3、参加会议需要带什么证件？
业主（房房屋权属证书上记载的权利人和商品房买卖合同记载的购房人）本人与会，出示身份证签到，领取会议材料和选票，进入会场；被委托人与会，出示委托书和被委托人的身份证签到，领取会议材料和选票，进入会场。
4、本人不能与会，怎样委托？
若本人不能参加会议，可以书面委托亲人、朋友、邻居等参加会议。委托书写清楚"××房号×××业主，全权委托×××参加XX山庄首次业主大会会议，行使表决和投票权。"最后签上委托人姓名、委托日期、联系电话。
5、不能参加10月2日上午的会议，还有其他方式参加会议吗？
因本次会议采取集体讨论与书面征求意见相结合的方式，若不能参加10月2日上午的会议，可以通过书面征求意见方式参加会议。会议至少开7天以上。
6、如何投票？
（1）20XX年10月2日上午，会议进行到表决投票议程时，投票人将填好的选票投入会场设立的投票箱。
（2）10月2日下午至10月5日下午，上午9:00～11:30、下午2:30～5:30，投票人可到筹备组办公室设置的投票箱投票。
（3）10月5日后，筹备组办公室可继续投票。为方便城里业主投票，在阳光假日售楼处（车公庄大街）设置投票点，投票时间为每周三晚上7:30～9:30。
7、如何唱票、计票、监票？
计票、唱票人由非业主委员会成员候选人担任。每天投票结束后进行唱票、计票，做好登记，对选票进行封存。投票业主均可参加监票。我们还在联系公证处，争取他们能到现场来监督。
8、会议何时结束？投票表决结果何时公布？
只有当山庄多数业主表达意见后，会议才会圆满结束。也就是说，业主对《议事规则》、《管理规约》和候选人通过投票表达意志达到法定有效时，会议即可结束。会议结束时公布投票表决结果。
二、关于筹备组的工作
9、筹备组的任务是什么？
建设部《业主大会规程》第六条明确规定，筹备组做好五项工作：（一）确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；（二）参照政府主管部门制订的示范文本，拟定《业主大会议事规则》（草案）和《管理规约》（草案）；（三）确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的投票权数；（四）确定业主委员会委员候选人产生办法及名单；（五）做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。
10、筹备组是否要公告"产权清册"？
有业主要求筹备组公布产权清册。我们筹备组严格依照法律赋予的职责、按规定程序办事，该公告的（筹备组要做好的五项工作中的前四项）已经全部公告了。至于公布产权清册，法律法规没有赋予筹备组这项职责，国务院《物业管理条例》规定，小区的竣工总平面图和单体建筑、结构、设备竣工图等等资料移交给业主委员会。
11、筹备组的工作是否有章可循？
筹备组严格遵循法律法规做好筹备工作，始终坚持从山庄大局和广大业主的利益出发，听取各种不同意见，在充分讨论的基础上经多数同意形成决定。譬如，对《议事规则》和《管理规约》等文件的修改定稿，都是举手表决通过的。
筹备组成员内部还有一条约定：筹备组会议上可针锋相对地争论，形成决议后，可保留个人意见，但对决议要遵照执行。
12、业主的投票权数是如何确定的？
我们是根据建设部《业主大会规程》和京国土房管物[2002]316号、 [2003]949号、[2004]338号文件的规定和精神，对业主专有部分建筑物面积确定了投票权数。非住宅（配套公建）部分，开发商已书面明确回复，不参加投票。对配套公建的区分建议业主委员会纳入日程。
13、业主的共有建筑物不参加投票是否会损害业主的权益？
明确地告诉大家：不会。一段时间来有业主多次要求筹备组把业主的共有建筑物搞清楚，不然就会给业主带来很大损失。《物业管理条例》第六十四条规定，"建设单位在物业管理区域内不按照规定配置必要的物业管理用房的，由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正，给予警告，没收违法所得，并处10万元以上50万元以下的罚款。"简单地说，属于业主的共有建筑物，开发商必须给；不属于业主共有的
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