业主委员会工作记录控制程序

业主委员会工作记录控制程序提要：业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识，并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号，及时登入《记录清单》

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　　记录控制程序

　　1 目的

　　为保证业主委员会的工作符合规定的要求并留有可追溯的证据，特制定本程序。

　　2 适用范围

　　本程序适用于业主委员会所有记录的控制，包括财务预决算、工作日志、会议纪要、诉讼资料、收发文记录、投诉及处理记录等，业主大会相关资料也纳入本程序管理。

　　3 引用文件

　　YJ-002(09)《北京市朝阳区Z花园小区业主大会议事规则》

　　《北京市朝阳区Z花园小区业主委员会文件控制程序》

　　4 职责

　　4.1 业主委员会负责制定《记录控制程序》并监督实施；

　　4.2 业主委员会秘书负责建立并保存相关运行记录及记录清单。

　　5 工作程序

　　5.1 业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识，并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号，及时登入《记录清单》；

　　5.2 业主委员会记录分为财务记录、会议纪要、工作日志、诉讼资料、投诉及处理记录、其它记录六大类，简写分别为：

　　财务记录：CW

　　会议纪要：JY

　　工作日志：RZ

　　诉讼资料：SS

　　投诉及处理记录：TS

　　其它记录：QT

　　5.3 记录应贮存在防潮、防腐、防尘的适宜的环境中，并应避免丢失和变质；

　　5.4 每周五业主委员会秘书负责将本周产生的记录扫描，形成电子媒体记录，并放于业主委员会的共用电子邮箱的相应文件夹中；

　　5.5 每届业主委员会的运行记录的保存期限参照同届的文件保存期限，由隔届的业主委员会决议通过方可进行销毁。

　　6 记录

　　《记录清单》

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