世茂第一太平物业记录控制程序

世茂第一太平物业记录控制程序提要：记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行

文章来自 房 地产 (www.dichanshequ.com)

　　世茂第一太平物业记录控制程序

　　1范围

　　本程序依据GB/T19001—2000idtISO9001:2000标准中4.2.4条款和公司质量手册相关条款编制。适用于公司与质量管理体系活动有关的各项记录，包括对服务供方相关的记录及培训、审核和评审等记录。

　　2目的

　　规范质量记录控制和管理的要求，确保提供符合要求和质量管理体系有效运行的依据。

　　适用于全公司与质量管理体系有关的记录，包括来自供方提供的记录。

　　3职责

　　3.1行政人事部负责记录的归口管理，负责对各部门的体系记录的控制进行指导。

　　3.2各职能部门负责对本部门当年一般记录的保存。

　　3.3各管理中心（处）负责对管理中心（处）当年一般记录进行保存。

　　4程序

　　4.1记录的确定、收集、分类

　　4.1.1各部门所需的记录表格，由部门主管领导记录名称、内容、作用进行审定，记录由各部门文件管理员负责收集，并分类保存。

　　4.1.2公司所有与质量管理体系有关的记录分为体系记录（指管理评审、体系审核）和一般记录。

　　4.2记录的编码规定

　　4.2.1品质管理部根据质量管理体系运行需要，对质量体系记录表式统一标识编号。

　　4.2.2记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按《文件控制程序》中的规定执行。

　　4.3记录的填写、保管

　　4.3.1填写记录时应字迹清晰，内容完整，填写人、审核人、批准人应履行签字手续，不应随意涂改或用铅笔填写，如需修改，应盖更改章或签字。

　　4.3.2需归档的记录，应由行政人事部（文档室）统一保管，并按要求装订成卷。

　　4.3.3保管记录时，应编制《作业文件表格清单》，保管方式应便于存放、检索，公司各职能部门形成的一般记录应于次年年初交行政人事部（文档室）保管，各管理中心（处）形成的一般记录由各管理中心（处）按行政人事部要求进行属地保管，并将保管记录清单造册交行政人事部。

　　4.3.4记录的保管期限

　　员工资料的保管期限为长期（永久）

　　合同评审记录的保管期限为合同有效期后三年；

　　管理评审记录、体系审核记录、不符合、纠正和预防措施报告、供方评价资料的保管期限为三年；

　　员工培训记录表的保管期限为一年；

　　监控中心形成的录像资料（记录），保存（管）期为一个月；

　　行政人事部根据公司或法规要求对记录的保存期限另有规定时，应发文通知；

　　其他记录的保管期限为一年；

　　保管期限计算从记录形成次年开始起算。

　　4.3.5各职能部门形成的一般记录，当年记录应由主办职能部门指定专人保管，于次年年初移交行政人事部（文档室）。

　　4.3.6各管理中心（处）形成的一般记录，由各管理中心（处）指定专人收集、保管、存档。

　　4.4记录的保护、贮存

　　4.4.1记录的贮存方式为袋装、盒装或磁盘存储，并设专人保管，以便存取和检索。

　　4.4.2应提供记录贮存的适宜环境，防止记录损坏、变质和丢失。

　　4.5记录的检索

　　4.5.1查阅本部门与本职工作有关的一般记录应向文件管理人员说明情况，并进行查阅登记。

　　4.5.2因工作需要，需查阅质量管理体系记录时，应先经所在部门经理批准后方可查阅。

　　4.5.3外单位人员前来查阅记录时，应携带所在单位介绍信，经行政人事部报管理者代表批准后，方可查阅。

　　4.5.4在合同商定期间，相关记录可提供给顾客或其他代表查阅，但应经管理者代表批准后，方可查阅。

　　4.6失效及过期记录的处理

　　4.6.1对已过保存期，失效的一般记录由各保管部门负责及时销毁，但需编制《销毁文件清单》由行政人事部（文档室）留存归档。

　　4.6.2质量管理体系记录由行政人事部负责销毁处理。销毁时要求编制清单，存档保管。

　　4.7记录的管理

　　4.7.1各部门、管理中心（处）负责填写《文件表格清单》，将所确定的记录表格一并报行政人事部备案。

　　4.7.2记录表格需更改时，各部门应相应更改《文件表格清单》，经审批人签字确认后，从生效之日起使用新表格，并将更改后的表格清单及新表格交一份到行政人

文章来自 房 地产 (www.dichanshequ.com)