世茂第一太平物业文件控制程序提要：行政人事部负责文件控制的归口管理，负责公司日常管理性文件的发放、登记、更改以及与物业管理业务相关的外来文件
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1 范围
本程序依据 GB/T19001—2000 idt ISO9001:2000 质量标准中 4.2.3 条款和公司质量手册中相关章节编制。适用于公司质量管理体系要求的所有文件和相关的外来文件（包括与物业管理服务有关的国家法律法规、行业规范、标准、要求及房产商、业户、相关方提供的有关文件资料等）的管理。
2 目的
对质量管理体系所产生的所有文件的编写、审批、发放、保管和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控场合使用的文件均为适用的有效版本。
3 职责
3.1 行政人事部负责文件控制的归口管理，负责公司日常管理性文件的发放、登记、更改以及与物业管理业务相关的外来文件，如：法律、法规、行业标准和规范的发放、登记、备案等管理；品质管理部负责质量手册、程序文件的编制、修改、发放、回收等管理。
3.2 各部门、分公司（区域）、管理中心（处）经理或指定文件专管人员负责对本部门所使用的质量管理体系所要求的文件和资料（如：作业指导书、操作手册、物业建筑设备设施、技术图纸等的管理。
4 程序
4.1 文件和资料的分类
文件分为管理性文件、支持性文件、外来文件和公开文件。
管理性文件主要指公司编制的质量手册、程序文件。
支持性文件包括管理规程、管理办法、工作标准、岗位职责以及作业指导书等。
外来文件包括适用于物业管理的法律、法规、行业标准和规范、建筑设备设施图纸等。
公开文件包括通知、通告、用户手册、装修规定以及收费标准等。
质量记录空白表式是一种特殊类型的文件，作为相关文件的附件也将予以控制。
4.2 文件的控制
4.2.1 文件的编制和审批
4.2.1.1 文件的编制、修改和审批
文件的编制需填写《文件编制/修改、审批表》。
4.2.1.2 质量手册
由品质管理部负责组织有关人员编制，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。
4.2.1.3 程序文件
由品质管理部负责组织相关部门人员根据各项过程或要素的要求进行编写，经管理者代表审核，报总经理批准后发布。
4.2.1.4 支持性文件
各分公司（区域）、管理中心（处）编制的支持性文件（包含作业文件、管理规程），由管理中心（处）经理审核，报品质管理部备案；职能部门编制的支持性文件，由部门经理审核，报总经理审批。
4.2.1.5 公开文件
公开文件由发放部门负责人审核，管理中心（处）经理批准。必要时，报公司行政人事部备案。
4.2.2 文件控制标识
4.2.2.1 受控的质量手册、程序文件需加盖“受控文件”专用印章。
4.2.2.2 没有“受控文件”专用印章的质量手册、程序文件在本公司内禁止使用。
4.2.3 文件编码的规则
4.2.3.1 质量手册
SS/QM/A-0
修改状态（从0、1、2……）
版本号（从A、B、C……）
质量手册
企业代码
如：“SS/QM/A-0”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的质量手册A 版0 次修改。
4.2.3.2 程序文件
SS/QP/XXX/A-0
修改状态（从0、1、2……）
版本号（从A、B、C……）
程序文件代码（如4.2.3、4.2.4、8.2.2……）
程序文件
企业代码
如：“SS/QP/4.2.3/A-1”是指上海世茂第一太平物业服务有限公司编制的文件控制程序A 版本第一次修改。
4.2.3.3 程序文件记录
QR/XXXX-001
文件序号（从001、002、003……）
程序文件代码（如：4.2.3、6.2.2……）
记录代码
如：QR/4.2.3-002 是指文件控制程序下的第二张表单记录。
4.2.3.4 支持性文件
a）公司职能部门代号为二位，为该部门英文缩写。
部 门 代 号 部 门 代 号
行政人事部 HR 品质管理部 QC
财务部 FD 工程部
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