(二)物业档案的分类
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也不断增加,但总的来看,物业档案基本上可分为两大部分:一部分是物业公司日常运作形成的普通档案,包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等;另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案,包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。
1.党群工作档案。是物业管理公司开展党委、工会、团委工作时形成的各类文件材料。
2.行政管理和经营管理档案。这是物业管理公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。
3.基建档案。是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。对物业管理公司来说,主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料,以及在以后的物业管理活动中对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的文件、图纸材料。
4.设备档案。是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器仪表等的档案。包括有关车辆、通信设备、复印机、计算机等的说明书、安装维修记录等的文件、图纸材料。
5.会计档案。是指物业管理公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。
6.人员档案。是指物业管理公司在人事管理活动中形成的,记述和反映本公司员工各方面情况的档案。
7.科教档案。主要是指物业管理公司对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。
8.物业管理专门档案。是指在开展具体的物业管理活动中形成的,反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况,具有查考利用价值的各种形式的文件材料。
(1)物业清册:全面反映所有物业单元的自然状况及权属状况的文件材料。
(2)物业维修档案:物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文件材料。对于整栋大楼或公共设施的维修养护所形成的文件材料属于基建档案。
(3)物业租赁档案:物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文件材料。
(4)业主及住户档案:反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文件材料。
(5)物业管理服务档案:物业管理部门在开展绿化、环卫、保安、车辆管理等管理工作及为住户提供委托服务、开展经营活动时所产生的文件材料。
五、物业档案的特点和作用
(一)物业档案的特点
物业档案与其他类型档案相区别的主要部分就是物业管理专门档案,因此,物业档案的特点主要也就是物业管理专门档案的特点。
物业管理专门档案和其他档案相比较,有一些突出的特点。比如,档案的形成领域较为局限、组成档案的文件材料较为稳定及档案的动态性、完整性等。认识和研究这些特点,对掌握物业管理专门档案的运动规律,开展物业档案工作,实现物业档案的科学管理和开发物业档案信息,具有重要的指导意义。
1.形成领域较为局限。物业管理工作,它涉及的方面很具体:管理的对象是物业,服务的对象是物业的业主或住用人。因此,在物业管理活动中形成的物业管理专门档案的文件材料,也必定只能形成于与物业有着密切联系的领域。
2.档案的动态性较强。有关物业的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护,业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更,住用人更有可
3.组成档案的文件材料较为稳定。物业管理工作虽然繁琐但并不复杂,每一项物业管理活动在走上正轨后就按照一定的程序重复进行,因此所形成的档案的文件材料也比较稳定,且常常具有统一的规格样式。物业管理专门档案文件材料的稳定性使得物业档案开展标准化管理和计算机管理具备了最基本的条件。
4.档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的,该物业不管发生何种变化,所产生的文件材料都须添加进去,因此,每一份档案案卷都是一个有机的整体,全面反映了一个物业单位的变迁过程,体现出一种完整性。
5.和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的,没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用,因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案,而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
6.公开性和隐密性并存。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比,具有一定的公开性,因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况,这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的,像物业的维修档案,有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性,因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密,这部分档案内容是不便于公开的,如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。
(二)物业档案的属性和价值
通常所说的档案价值是指档案的利用价值,即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基础是客体的属性,所谓档案的价值也就是档案的属性与人们的社会需要的统一。
与广义的档案一样,物业档案的属性包括本质属性和一般属性。
档案的本质属性即原始记录性,是构成档案特殊价值——凭证价值的基础。从档案的形成来看,它是在一项工作的进行过程中即时形成或从当时使用的文件转化而来的,不是事后另行编制的,因此它客观地记录了事物发生发展的历史,是有说服力的历史证据。例如大厦的安全监控录像,在有必要查证出入情况时,它是最能令人信服的证据。这是因为它记录的是当时的出入人物,而非其他时候人为组织拍摄的录像片。另一方面,在档案本身的物体形态上保留着真切的历史标记,例如监控录像上有某人进出大厦的影像,这是既不能篡改又不能抹杀的,具有法律效力。所以说原始记录性决定了档案的凭证价值。
档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性。档案的这些属性是构成其一般价值——参考价值的基础,而人们获取这些知识、情报的需求使档案的参考价值得以体现。在物业档案中,住户档案包含了各家庭的人口结构、出入规律、爱好习惯、生活需求等信息,在需要决定物业管理的经营服务方向时,这些信息就是可靠的参考基础。当然,发挥物业档案参考价值的前提是档案必须真实可靠,这一点就取决于日常的收集积累是否认真了。
(三)物业档案的作用
正确评价物业档案的作用,可以深化人们对它的认识,有利于物业档案工作的发展。
物业档案最重要的内容是物业管理专门档案,它包括两个部分:一部分是物业本身的档案,包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录;另一部分是物业业主和住用人的档案,包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
1.物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造所必不可少的重要依据。日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高,使现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多,越来越复杂。这些工程一旦发生故障,物业本身的档案就是宝贵的财富。它可以使物业的维修、养护工作事半功倍,省时省力并减少对住户的影响。因此,开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位;更换物业管理单位时,原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。
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